Rok 2026 przynosi przedsiębiorcom szereg istotnych zmian prawnych. Wśród najważniejszych regulacji znajdują się m.in. obowiązkowy KSeF, nowe obowiązki związane z jawnością wynagrodzeń, zmiany w zakresie mediacji gospodarczych, rozwój systemu eUmów czy dalsza cyfryzacja CEIDG i e-Doręczeń.
Ustawodawca konsekwentnie zmierza w kierunku pełnej cyfryzacji relacji przedsiębiorcy z administracją publiczną. Coraz więcej spraw będzie można załatwić elektronicznie przez mObywatela, CEIDG, e-Doręczenia czy systemy online administracji. Jednocześnie rosną obowiązki compliance dotyczące zatrudnienia, ochrony danych, raportowania oraz wykorzystywania nowych technologii, w tym sztucznej inteligencji.
Część zmian już obowiązuje i wymaga wdrożenia konkretnych działań organizacyjnych, inne pozostają jeszcze na etapie projektów legislacyjnych, ale już dziś warto je monitorować. W niniejszym artykule przedstawiam najważniejsze zmiany prawne dla przedsiębiorców.
Obowiązkowe skierowanie do mediacji w sprawach gospodarczych z umów o roboty budowlane
Od 1 marca 2026 r. sąd ma obowiązek skierować strony do mediacji w sprawach gospodarczych z umów o roboty budowlane przed wyznaczeniem pierwszej rozprawy, jednak udział w samej mediacji nadal pozostaje dobrowolny. Ustawodawca zakłada, że w sporach budowlanych (zazwyczaj długotrwałych kosztownych oraz wymagających udziału biegłych sądowych) podjęcie próby porozumienia na wczesnym etapie może skrócić spór i uratować relacje między stronami sporu. Dodatkowo wprowadzono cyfryzację dokumentów mediacyjnych składanych przez portal informacyjny.
Mediacja może okazać się narzędziem ograniczającym zarówno koszty, jak i ryzyka biznesowe związane z wieloletnim procesem sądowym. Postępowania mediacyjne są co do zasady szybsze, bardziej elastyczne i mniej sformalizowane niż klasyczny spór przed sądem. Strony zachowują również większą kontrolę nad sposobem zakończenia konfliktu i mogą wypracować rozwiązania dostosowane do specyfiki inwestycji czy relacji gospodarczej, których sąd często nie byłby w stanie uwzględnić w wyroku.
Istotną zaletą mediacji pozostaje również jej poufność. W przeciwieństwie do jawnego postępowania sądowego, mediacja pozwala ograniczyć ryzyko ujawnienia informacji biznesowych, problemów organizacyjnych czy szczegółów współpracy kontraktowej. W wielu przypadkach umożliwia także utrzymanie relacji handlowych pomiędzy stronami, co w sektorze budowlanym i inwestycyjnym ma szczególne znaczenie.
Więcej informacji o mediacji można znaleźć m.in. w jednym z poprzednich artykułów, który okazał się w Bazie Wiedzy: https://www.zig.pl/baza-wiedzy/mediacja-gospodarcza.
eUmowy i e-Doręczenia
System uruchomiony 7 stycznia 2026 r. pozwala zawierać, zmieniać i rozwiązywać umowy o pracę, zlecenia czy umowy o świadczenie usług, korzystać z gotowych szablonów, podpisywać dokumenty elektronicznie, prowadzić dokumentację pracowniczą i dokonywać zgłoszeń do ZUS oraz KAS. System jest przeznaczony głównie dla mikro przedsiębiorców oraz podmiotów zatrudniających do 9 osób, zatem póki co nie jest to jeszcze powszechny standard dla całego rynku pracy. Warto odnotować, że rząd przyjął już projekt jego rozszerzenia na wszystkich pracodawców oraz kolejne typy umów, jednak nowe funkcjonalności są planowane dopiero na 2029 r.
Kolejno, należy pamiętać, że dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. adres do e-Doręczeń będzie obowiązkowy od 1 października 2026 r., a jeśli po 30 czerwca 2025 r. przedsiębiorcy aktualizowali wpis obowiązek pojawia się już przy tej zmianie. Więcej o e-doręczeniach w naszej Bazie Wiedzy pod linkiem: https://www.zig.pl/baza-wiedzy/e-doreczenia-krok-po-kroku-praktyczny-poradnik-dla-przedsiebiorcow.
Równolegle od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje PKD 2025, a przedsiębiorcy mają dwa lata na dostosowanie kodów, co oznacza, że przy każdej zmianie wpisu CEIDG system wymaga już przejścia na nową klasyfikację. Zmiana kodów PKD obejmuje również spółki podlegające obowiązkowemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.
Zmiany w prawie pracy
Już od grudnia 2025 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy, wdrażająca część rozwiązań wynikających z unijnej dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń i wzmocnienia zasady równości wynagrodzeń. Na jej mocy pracodawca został zobowiązany do przekazania kandydatowi informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale, ustalonym na podstawie obiektywnych i neutralnych kryteriów. Informacja ta powinna zostać przekazana odpowiednio wcześnie w procesie rekrutacji, tak aby kandydat mógł świadomie ocenić warunki zatrudnienia. Równocześnie oferty pracy i nazwy stanowisk powinny pozostawać neutralne płciowo, a rekruter nie może żądać od kandydata informacji o jego dotychczasowym wynagrodzeniu. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność przygotowania rzeczywistych widełek płacowych, uporządkowania nazewnictwa stanowisk, przejrzenia formularzy rekrutacyjnych oraz przeszkolenia osób prowadzących procesy rekrutacyjne.
Jednocześnie trwa dalsza implementacja do polskiego porządku prawnego powyższej dyrektywy. Kolejne etapy implementacji mają objąć m.in. rozszerzenie dostępu pracowników do informacji o poziomach wynagrodzeń, obowiązki raportowania luki płacowej przez większych pracodawców oraz mechanizmy weryfikacji równości wynagrodzeń. Zgodnie z obecnie procedowanymi rozwiązaniami, w przypadku stwierdzenia różnicy wynagrodzeń na poziomie co najmniej 5%, która nie będzie mogła zostać uzasadniona obiektywnymi i neutralnymi kryteriami, pracodawca będzie zobowiązany do podjęcia działań naprawczych, a w określonych przypadkach także do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń. Obowiązki raportowe mają w pierwszej kolejności objąć pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników, a następnie również podmioty zatrudniające od 100 do 249 pracowników. Niezwykle istotnym z perspektywy nadchodzących zmian wydaje się być uporządkowanie siatek płac, zasad awansu oraz dokumentowania kryteriów wynagradzania. Na poziomie unijnym kluczowe komunikaty i wytyczne w tym zakresie publikuje Komisja Europejska.
Jednocześnie z zakresu zmian w prawie pracy warto wspomnieć o nowych zasadach liczenia stażu pracy. Od 1 stycznia 2026 r. weszły w życie nowe przepisy w stosunku do pracodawców z sektora publicznego, a od 1 maja 2026 r. w stosunku do pracodawców z sektora prywatnego dotyczące zasad ustalania stażu pracy poprzez uwzględnianie również okresów wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Zmiany te mogą wpływać m.in. na wymiar urlopu, okresy wypowiedzenia czy inne uprawnienia zależne od stażu pracy.
Zmiany w CEIDG
Nowelizacja ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej z marca tego roku, której większość przepisów ma wejść w życie po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia zakłada elektronizację CEIDG. Już po 7 dniach od ogłoszenia zaczęła obowiązywać podstawa prawna umożliwiająca obsługę wybranych wniosków CEIDG za pośrednictwem aplikacji mObywatel. Pierwszy etap dalszej elektronizacji procedur związanych z CEIDG ma rozpocząć się 1 listopada 2026 r., a kolejny od 1 listopada 2028 r. W praktyce oznacza to uproszczenie zakładania działalności gospodarczej oraz coraz szerszą możliwość obsługi spraw przedsiębiorcy w formule cyfrowej, przy jednoczesnym stopniowym odchodzeniu od papierowego obiegu dokumentów. Dla sektora MŚP oznacza to nie tylko większą wygodę i mniej formalności administracyjnych, ale również konieczność uporządkowania kwestii związanych z tożsamością cyfrową, pełnomocnictwami oraz wewnętrznym obiegiem dokumentów.
Zmiany podatkowe
Najważniejszą zmianą podatkową dla przedsiębiorców w 2026 roku jest bez wątpienia KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł etapami: od 1 lutego 2026 r. dla podmiotów ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów przewidziało jednak ułatwienia przejściowe polegające na tym, że do 31 grudnia 2026 r. dopuszczono możliwość wystawiania faktur poza KSeF, jeżeli łączna miesięczna sprzedaż udokumentowana tymi fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto (przy czym po przekroczeniu progu obowiązki związane z KSeF zaczynają mieć zastosowanie na zasadach ogólnych). Najwięcej pracy wymaga dziś nie samo wystawienie faktury, lecz uporządkowanie uprawnień, procedur awaryjnych, obiegu akceptacji i integracji systemów księgowych. Temat KSEFu wyczerpująco porusza Monika Nowogrodzka – ekspertka ZIG m.in. tutaj: https://www.zig.pl/baza-wiedzy/ksef-czym-jest-jakie-terminy-czy-dotyczy-wszystkich oraz w swoich kolejnych, bardzo praktycznych artykułach.
Drugą istotą zmianą jest podwyższenie limitu zwolnienia podmiotowego z VAT do 240 tys. zł od 1 stycznia 2026 r. To dobra wiadomość dla najmniejszych firm i dla tych podatników, którzy w 2025 r. przekroczyli 200 tys. zł, ale nie przekroczyli 240 tys. zł, oni także mogą skorzystać ze zwolnienia od 2026 r. Równolegle postępuje cyfryzacja dokumentacji podatkowej. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązek przesyłania nowych struktur JPK w podatkach dochodowych obejmuje kolejne grupy podatników CIT, spółek niebędących osobami prawnymi oraz część podatników prowadzących księgi podatkowe i rachunkowe. W praktyce oznacza to dalsze zwiększanie znaczenia elektronicznego raportowania danych księgowych i podatkowych oraz konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowych obowiązków cyfrowych.
Dalsze prace nad deregulacją
Rządowy projekt deregulacyjny zakłada również zmiany w procedurach administracyjnych. Mianowicie, w wybranych sprawach brak wydania rozstrzygnięcia przez organ administracyjny w ustawowym terminie ma skutkować uznaniem sprawy za załatwiony zgodnie z żądaniem wnioskodawcy. Rozwiązanie to ma objąć określone kategorie postępowań administracyjnych, wskazane w projekcie. Celem zmian jest ograniczenie przewlekłości postępowań oraz uproszczenie procedur dla przedsiębiorców. Projekt pozostaje w toku prac legislacyjnych.
AI Act
O AI Act w moich artykułach było już dużo, natomiast krótko dla przypomnienia, AI Act wszedł w życie 1 sierpnia 2024 r., od 2 lutego 2025 r. stosuje się już zakazy niektórych praktyk oraz obowiązki związane z AI literacy, od 2 sierpnia 2025 r. obowiązują regulacje dotyczące modeli ogólnego przeznaczenia, a zasadnicza część rozporządzenia miała być stosowana 2 sierpnia 2026 r.
Jednak w maju 2026 r. instytucje unijne osiągnęły polityczne porozumienie dotyczące uproszczenia i częściowego przesunięcia wybranych obowiązków wynikających z AI Act w ramach tzw. Digital Omnibus. Celem zmian jest ograniczenie nadmiernych obciążeń regulacyjnych oraz zwiększenie konkurencyjności europejskich przedsiębiorstw rozwijających rozwiązania AI. Uzgodnione uproszczenia przewidują m.in. bardziej proporcjonalne podejście do obowiązków compliance, rozszerzenie części preferencji dla MŚP oraz przesunięcie terminów stosowania wybranych regulacji dotyczących systemów wysokiego ryzyka.
Zgodnie z najnowszym kompromisem unijnym przepisy dotyczące części samodzielnych systemów wysokiego ryzyka mają być stosowane od 2 grudnia 2027 r., natomiast dla systemów AI zintegrowanych z produktami regulowanymi sektorowo (np. wyrobami medycznymi czy urządzeniami objętymi oznakowaniem CE) termin ma zostać przesunięty na 2 sierpnia 2028 r. Powyższe uzgodnienia wymagają jeszcze przeprowadzenia stosownej procedury legislacyjnej.
W Polsce trwają równolegle prace nad ustawą wdrożeniową. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o systemach sztucznej inteligencji 31 marca 2026 r., a następnie projekt trafił do Sejmu. Więcej o samym projekcie ustawy przeczytacie tutaj: https://www.zig.pl/baza-wiedzy/ustawa-o-systemach-sztucznej-inteligencji-piaskownice-regulacyjne---co-oznaczaja-dla-przedsiebiorcy.
Zapraszam do śledzenia kolejnych publikacji w bazie wiedzy Zachodnia Izba Gospodarcza – Pracodawcy i Przedsiębiorcy. Zachęcam również do korzystania ze wsparcia oraz konsultacji ekspertów współpracujących z ZIG, które mogą pomóc przedsiębiorcom nie tylko bezpiecznie przygotować się do nowych obowiązków prawnych, ale również rozwijać działalność w obszarach organizacyjnych, technologicznych, strategicznych oraz biznesowych.
Źródła:
https://www.gov.pl/web/rodzina/nowy-system-do-elektronicznego-zawierania-umow-juz-dziala
https://www.gov.pl/web/e-doreczenia
https://www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa
https://kirp.pl/porozumienie-w-sprawie-zmian-do-ai-act-w-ramach-digital-omnibus-on-ai/
