KSeF – czym jest ? Jakie terminy ? Czy dotyczy wszystkich?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowy system informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, który służy do:

• Wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – czyli faktur w formacie XML zgodnym z określoną strukturą logiczną
• Automatyzacji obiegu dokumentów między przedsiębiorcami i administracją skarbową
• Uszczelnienia systemu podatkowego i uproszczenia kontroli skarbowych
• Nadawania fakturom unikalnych identyfikatorów
• Prowadzenia elektronicznego archiwum faktur.

Do 31 stycznia 2026 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne ale zalecane ze względu na korzyści organizacyjne i podatkowe. Od 1 lutego 2026r. obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury w Polsce.

• Od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązkowe dla największych firm (obrót powyżej 200 mln zł)
• Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców
• Do 31 grudnia 2026 można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. 

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF

Główne wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF:

• Podatnicy niemający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz podmioty, które mają miejsce prowadzenia działalności w Polsce, lecz to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji.
• Sprzedawcy wystawiający faktury na rzecz konsumentów (B2C) — brak obowiązku, choć dopuszczalne jest dobrowolne korzystanie z KSeF.
• Faktury RR wystawiane w imieniu rolników ryczałtowych — brak obowiązku, możliwość dobrowolnego wystawienia poza systemem w określonych sytuacjach.
• Transakcje i dokumenty w procedurach szczególnych: OSS (w tym nieunijne), IOSS przy imporcie oraz międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób — faktury te nie trafiają do KSeF i nie ma możliwości dobrowolnego wprowadzenia ich do systemu.
• Faktury dokumentujące usługi zwolnione z VAT na podstawie ustawy (np. niektóre usługi finansowe, bankowe, ubezpieczeniowe, obrót papierami wartościowymi) — wyłączenie przewidziane w rozporządzeniach wykonawczych.
• Wybrane dokumenty wskazane w przepisach wykonawczych i technicznych (np. jednorazowe bilety za przejazdy autostradami, pociągiem, autobusem, promem, samolotem) oraz dokumenty niebędące fakturami VAT (rachunki w rozumieniu Ordynacji, faktury pro forma, noty obciążeniowe/uznaniowe, dokumenty wewnętrzne).

Możesz korzystać z KSeF przy użyciu:

‍
•    programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API),
•    bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl tj.
- dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO);
- Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury)
Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT. (https://ksef.podatki.gov.pl/).

Jakie są korzyści z wdrożenia KSeF dla podatnika

KSeF to centralny system fakturowania elektronicznego, który przynosi firmom korzyści operacyjne, podatkowe i finansowe, upraszcza audyty oraz stanowi źródło ustrukturyzowanych danych biznesowych.

Główne korzyści finansowe i podatkowe

• Szybszy zwrot VAT — możliwość przyspieszonego zwrotu VAT (np. w 40 dni przy spełnieniu warunków), co poprawia płynność finansową przedsiębiorstwa.
• Mniejsze ryzyko korekt i odrzuceń — ustrukturyzowany format zmniejsza błędy formalne i upraszcza rozliczanie faktur korygujących, w tym korekt „in minus”.
• Brak obowiązku wysyłania JPK_FA na żądanie — dane są dostępne w KSeF, co redukuje obowiązki raportowe i obciążenie administracyjne.

Korzyści operacyjne i organizacyjne

• Automatyzacja i oszczędność czasu — integracja z ERP/księgowością umożliwia automatyczne przesyłanie, odbiór i księgowanie faktur, redukując ręczne wprowadzanie danych i koszty administracyjne.
• Centralne, bezpłatne archiwum — bezpieczne przechowywanie faktur w KSeF przez ustawowy okres, eliminujące potrzebę lokalnych serwerów i skomplikowanych backupów.
• Eliminacja duplikatów i łatwy dostęp do dokumentów — jedna wersja faktury w systemie ułatwia wyszukiwanie i zarządzanie dokumentacją.

Korzyści strategiczne i analityczne

• Źródło czystych, ustrukturyzowanych danych — fundament pod Business Intelligence i zaawansowane analizy finansowe, co wspiera decyzje strategiczne i zarządzanie płynnością.
• Zwierciadło procesów biznesowych — wdrożenie KSeF często ujawnia niespójności procesów i jest impulsem do ich optymalizacji oraz reorganizacji odpowiedzialności w firmie.

Bezpieczeństwo 

• Wyższa transparentność i kontrola ryzyka VAT — centralizacja ułatwia wykrywanie nadużyć i usprawnia kontrolę przez organy skarbowe, jednocześnie zmniejszając ryzyko błędów po stronie podatnika.
• Spełnienie wymogów autentyczności i integralności — faktury w KSeF z definicji spełniają wymogi autentyczności pochodzenia i integralności treści, co redukuje konieczność dodatkowych procedur zgodności.

Przechowywanie dokumentów w KSeF

KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat liczonych od końca roku, w którym faktura została wystawiona.

Dostęp do faktur w KSeF jest zapewniony podatnikowi przez system w trybie elektronicznym, z możliwością pobrania i przetwarzania dokumentów na żądanie organów podatkowych.

Faktury w KSeF zachowują cechy autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przez okres przechowywania, co upraszcza wypełnianie obowiązków dowodowych i ewentualnych kontroli.

Po upływie 10-letniego okresu podatnik nadal może być zobowiązany do przechowywania dokumentu (np. gdy termin przedawnienia zobowiązania podatkowego jest dłuższy) i w takim przypadku odpowiada za zachowanie kopii poza KSeF.

Praktyczne zalecenia dla przedsiębiorcy

• Pobierz kopie faktur, które mogą wymagać dłuższego przechowywania niż 10 lat, zanim upłynie okres przechowywania w KSeF – np. zakup środków trwałych.
• Zapewnij procedury wewnętrzne dotyczące pobierania i archiwizacji dokumentów oraz szybkiego udostępniania ich przy kontroli (KSeF umożliwia bezzwłoczny pobór dokumentów).
• Testuj mechanizmy eksportu i backupu danych w oprogramowaniu księgowym przed wejściem w obowiązek korzystania z KSeF

Wystawianie faktur w KSeF:

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) faktury można wystawiać w kilku trybach, zależnie od dostępności systemu i warunków technicznych. Oto najważniejsze z nich:

Tryb podstawowy – online

• Faktura jest tworzona i natychmiast przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym.
• Faktura uzyskuje ważność po nadaniu numeru KSeF i w tym momencie jest uznana za doręczoną odbiorcy.

Tryb offline24

• Stosowany przy chwilowym braku internetu lub pracy „w terenie” – gdy faktury wystawiane są odrębnym programie (np. finansowo – księgowym) i w formie zbiorczej wysyłki są przekazywane do KSeF 
• Faktura musi być przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym (24 godziny).

Tryb offline z powodu niedostępności systemu

• Gdy KSeF jest oficjalnie niedostępny (np. prace serwisowe).
• Faktura musi być przesłana do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia niedostępności.

Tryb awaryjny

• Uruchamiany w przypadku awarii systemu ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów np. w sytuacji zagrożenia dla kraju.
• Faktura może być przekazana poza KSeF (np. PDF, papier).

Każdy z tych trybów ma swoje zasady i terminy, które trzeba przestrzegać, aby faktura była uznana za prawidłowo wystawioną. 

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, warto już teraz przygotować się do integracji z KSeF – zarówno technicznie, jak i organizacyjnie. 

Okres przejściowy, w którym administracja zapowiada łagodniejsze podejście i ograniczone stosowanie sankcji za błędy związane z korzystaniem z KSeF, obowiązuje do 31 grudnia 2026 r.

W praktyce oznacza to, że między wejściem obowiązku a końcem 2026 r. organy deklarowały przyjmowanie bardziej ugodowego stanowiska wobec pierwszych problemów technicznych i organizacyjnych związanych z wystawianiem faktur w KSeF.

„Brak sankcji” nie oznacza całkowitej bezkarności; dotyczy głównie pierwszych błędów technicznych i organizacyjnych, nie rażących zaniedbań podatkowych.

Aby skutecznie wdrożyć Krajowy System e-Faktur (KSeF) i umożliwić sobie lub innym (np. biuru rachunkowemu) dostęp do systemu, należy złożyć odpowiednie dokumenty i pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym lub przez e-Urząd Skarbowy. Oto szczegóły:

Formularz ZAW-FA – pełnomocnictwo do KSeF

To podstawowy dokument, który należy złożyć, aby nadać uprawnienia do działania w KSeF w imieniu podatnika.

• Cel: Udzielenie pełnomocnictwa np. do wystawiania i odbierania faktur w KSeF
• Kto składa:
  
• Właściciel firmy (osoba fizyczna prowadząca działalność)
• Osoba uprawniona do reprezentowania spółki

W KSeF istnieją następujące uprawnienia: nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF – polega to na zarządzaniu użytkownikami w firmie.

„Wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych – jest to uprawnienie pozwalające na zarządzanie sprzedażą w danej firmie bądź na jej weryfikowanie (w przypadku tylko nadania możliwości dostępu do faktur);

wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach samofakturowania – jest to uprawnienie pozwalające na zarządzanie sprzedażą w danej firmie w ramach samofakturowania.

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorca będący właścicielem firmy nie musi dokonywać dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym, aby móc korzystać z KSeF. Przedsiębiorca loguje się do KSeF, autoryzując się podpisem zaufanym (ePUAP) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy przedsiębiorca nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej, może złożyć zawiadomienie ZAW-FA, czyli formularz, który służy do nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień w formie papierowej. W związku z tym może on za pomocą tego zawiadomienia nadać dostęp do KSeF sobie i jednocześnie innym osobom, np. pracownikom.

Jeżeli podatnikiem nie jest osoba fizyczna, a np. spółka z o.o. i posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, to może korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień. Jeżeli podmiot nie dysponuje taką pieczęcią, to aby możliwe było korzystanie z KSeF, należy złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, w którym zostanie wskazana osoba fizyczna uprawniona do korzystania z KSeF w imieniu spółki…” (nie musi to być członek zarządu).

Jeśli już masz dostęp do systemu KSeF, możesz samodzielnie nadać uprawnienia innym osobom w panelu KSeF po zalogowaniu.

„Kolejne kroki, które należy wykonać to:

Krok 1: Uwierzytelnij się i wygeneruj Certyfikat

Certyfikat to klucz dostępu do systemu – można go wygenerować w aplikacji MF. Alternatywnie: użyj profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.

Krok 2: Nadaj uprawnienia

Możesz nadać dostęp do KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom. Uprawnienia obejmują między innymi: wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.

Krok 3: Przetestuj proces fakturowania

Wystaw fakturę testową w wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo). Sprawdź, czy dane są zgodne ze schemą KSeF (format XML). Upewnij się, że faktura przechodzi walidację i otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Krok 4: Dostosuj procedury w firmie

Przeszkol pracowników. Zaktualizuj procedury sprzedaży, księgowości i obsługi klienta. Zadbaj o integrację systemów IT (jeśli korzystasz z ERP).

Krok 5: Monitoruj zmiany i aktualizacje

Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów. Korzystaj z webinarów, szkoleń i materiałów edukacyjnych.