Mediacja gospodarcza

W codzienności biznesowej konflikty wynikające z odmiennych interpretacji umów, zaległych płatności czy wadliwego wykonania usług są nieuniknione. Zanim jednak zdecydujemy się na długotrwały i kosztowny spór sądowy, warto rozważyć mediację, czyli dobrowolny i poufny proces, w którym neutralny mediator pomaga stronom wypracować kompromis. Celem tego artykułu jest wskazanie, że mediacja gospodarcza może być realnym narzędziem oszczędzającym czas, koszty i … coś bezcennego, czyli relacje biznesowe. Artykuł omawia również najnowsze i nadchodzące zmiany legislacyjne mające zwiększyć atrakcyjność tego rozwiązania.

Czym jest mediacja 

Zaczynając od początku, mediacja jest polubowną i alternatywną metodą rozwiązywania sporów, w której udział biorą strony konfliktu (np. przedsiębiorcy) oraz neutralny mediator. Mediator nie wydaje wiążącego orzeczenia ani nie narzuca rozwiązań, jego rolą jest ułatwienie dialogu i pomoc w wypracowaniu porozumienia. Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego, mediację prowadzi się na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do mediacji, a umowa powinna określać co najmniej przedmiot mediacji i osobę mediatora lub sposób jego wyboru. Ważne, aby pamiętać, że mediacja może być prowadzona zarówno przed wszczęciem postępowania sądowego, jak i w toku sprawy za zgodą stron.

Kiedy można rozpocząć mediację

Mediacja może zostać zainicjowana w kilku sytuacjach:

• Klauzula mediacyjna lub osobna umowa: Strony mogą zawrzeć w swoich umowach klauzulę zobowiązującą do mediacji lub podpisać odrębną umowę o mediację. W umowie należy określić przedmiot sporu i sposób wyboru mediatora.
• Wniosek jednej ze stron: W mediacji umownej (prywatnej) jedna strona może wystąpić do wybranego mediatora z wnioskiem o przeprowadzenie mediacji. Mediacja rozpoczyna się, gdy druga strona wyrazi zgodę. Jeżeli w ciągu tygodnia mediator odmówi prowadzenia mediacji lub druga strona nie zgodzi się na osobę mediatora, mediacja nie zostaje wszczęta.
• Skierowanie przez sąd: Sąd może skierować strony do mediacji na każdym etapie postępowania, wyznaczając mediatora z listy stałych mediatorów. Jeśli strona sprzeciwi się mediacji w terminie tygodnia od doręczenia postanowienia, mediacja nie będzie prowadzona. Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego z 5 sierpnia 2025 r. przewiduje, że brak odpowiedzi strony na skierowanie do mediacji w terminie tygodnia będzie traktowany jako dorozumiana zgoda na mediację. Zmiana ta weszła w życie 10 września 2025 r. 

Obok zasad procedowania, nowelizacja upraszcza formalności. Dopuszczono, aby protokół z mediacji i ugoda w formie elektronicznej zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Umożliwia to prowadzenie mediacji zdalnych i przyśpiesza zatwierdzanie ugód, co stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji postępowań. Wszystkie te zmiany zmierzają do zwiększenia atrakcyjności mediacji, promują polubowne rozwiązywanie sporów gospodarczych i mają odciążyć sądy 

Dlaczego warto skorzystać z mediacji 

Oszczędność czasu i kosztów

Postępowania sądowe mogą trwać latami. Mediacja pozwala rozwiązać spór znacznie szybciej, często w ciągu kilku spotkań, co potwierdzają statystyki: w 2020 r. około 73 % spraw gospodarczych zakończonych mediacją zakończyło się porozumieniem, a mediacje trwały od kilku dni do kilku miesięcy. Skrócenie czasu przekłada się na niższe koszty, ponieważ strony nie ponoszą wysokich opłat sądowych ani długotrwałych wynagrodzeń profesjonalnych pełnomocników. 

W mediacji sądowej w sprawach o prawa majątkowe, których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić oraz w sprawach o prawa niemajątkowe, wynagrodzenie mediatora wynosi 150 zł za pierwsze posiedzenie i 100 zł za każde kolejne (łącznie nie więcej niż 450 zł). W sporach o prawa majątkowe mediator otrzymuje 1 % wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł za całość mediacji. 

Mediator ma prawo ubiegać się nie tylko o wynagrodzenie za prowadzenie mediacji, lecz także o zwrot poniesionych wydatków związanych z jej przeprowadzeniem. Obejmuje to m.in. koszty wynajmu pomieszczenia, w którym odbywa się posiedzenie mediacyjne – do wysokości 70 zł za jedno spotkanie. Do wszystkich należności doliczany jest podatek VAT.

Warto również pamiętać o konsekwencjach finansowych zawarcia ugody w mediacji. Jeżeli strony wypracują porozumienie jeszcze przed pierwszym terminem rozprawy, powód otrzyma pełny zwrot uiszczonej opłaty sądowej. W sytuacji, gdy ugoda zostanie zawarta dopiero w toku postępowania sądowego, sąd zwróci 75 % opłaty wpłaconej przy wnoszeniu sprawy. To realna zachęta finansowa, by spróbować rozwiązać spór polubownie, zamiast czekać miesiącami (a czasem latami) na rozstrzygnięcie sądu.

W przypadku mediacji pozasądowych (czyli takich, które nie są prowadzone na podstawie skierowania sądu), zasady wynagradzania mediatora oraz zwrotu jego wydatków ustala się elastycznie najczęściej w oparciu o cennik ośrodka mediacyjnego lub w drodze bezpośrednich uzgodnień między stronami a mediatorem jeszcze przed rozpoczęciem postępowania. Dzięki temu strony mogą dopasować koszty i warunki mediacji do charakteru sprawy i swoich potrzeb, zachowując przejrzystość i wzajemne zaufanie.

Poufność i ochrona reputacji

Jedną z podstawowych zasad mediacji zarówno sądowej jak i pozasądowej jest poufność postępowania. W przeciwieństwie do jawnych rozpraw sądowych, mediacja odbywa się w dyskrecji i zaufaniu. Zarówno mediator, jak i strony są zobowiązani do zachowania tajemnicy wszystkich informacji ujawnionych w jej trakcie.

Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego, mediator nie może być przesłuchiwany jako świadek w sprawach, o których dowiedział się podczas mediacji, chyba że strony wyrażą na to zgodę. Oznacza to, że żadne informacje, dokumenty ani wypowiedzi z mediacji nie mogą być wykorzystane w sądzie bez zgody uczestników.

Dzięki temu mediacja skutecznie chroni reputację i tajemnice handlowe przedsiębiorstw, umożliwiając rozwiązywanie sporów w sposób dyskretny i bez ryzyka ujawnienia wrażliwych danych. Tworzy także bezpieczną przestrzeń do szczerej rozmowy, sprzyjając konstruktywnemu porozumieniu i utrzymaniu relacji biznesowych.

Utrzymanie relacji biznesowych

W postępowaniu sądowym strony występują przeciwko sobie i często koncentrują się na „wygranej”, co prowadzi do eskalacji konfliktu i zerwania współpracy. Mediacja opiera się na dialogu i współpracy. Neutralny mediator pomaga uczestnikom uświadomić sobie wzajemne potrzeby i interesy, moderuje rozmowę tak, by strony mogły się usłyszeć, zrozumieć motywacje i obawy drugiej strony oraz poszukać rozwiązań korzystnych dla obu. Proces mediacyjny sprzyja budowaniu zaufania i długoterminowych relacji, ponieważ uczestnicy samodzielnie dochodzą do porozumienia, zamiast przyjmować decyzję narzuconą przez sąd. W rezultacie „ofiarami” sporu nie stają się wzajemne kontakty, mediacja koncentruje się na przyszłości i budowaniu zdrowej relacji biznesowej co pozwala utrzymać lub nawet wzmocnić więzi z partnerami. W praktyce oznacza to, że po zawarciu ugody firmy mogą kontynuować współpracę przy kolejnych projektach, nie tracąc reputacji w oczach klientów czy innych kontrahentów. 

Kontrola nad wynikiem i elastyczność

W mediacji strony mają pełną kontrolę nad rezultatem, co oznacza, że to strony samodzielnie decydują o treści porozumienia. Mediator wspiera dialog, ale nie narzuca rozstrzygnięcia. Termin i miejsce spotkań dostosowuje się do potrzeb uczestników, możliwe są mediacje zdalne lub hybrydowe. Elastyczność dotyczy również samego rozwiązania sporu, strony mogą wypracować kreatywne ustalenia (np. harmonogram spłat, zmiana zakresu usług, dodatkowe zabezpieczenia), których sąd w wyroku nie mógłby im zapewnić. 

Zawieszenie terminu przedawnienia

Jeszcze kilka lat temu wszczęcie mediacji powodowało przerwanie biegu terminu przedawnienia. Od 30 czerwca 2022 r. ustawodawca zmienił art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego, wykreślając punkt, zgodnie z którym mediacja przerywała przedawnienie. Obecnie roszczenia objęte umową o mediację podlegają zawieszeniu biegu terminu przedawnienia na czas trwania mediacji. Oznacza to, że terminy nie zaczynają biec od nowa, zawieszenie jedynie „pauzuje” przedawnienie, dając stronom czas na polubowne rozmowy bez ryzyka utraty roszczeń. 

Typowe sprawy gospodarcze poddawane mediacji

Mediację można stosować w większości sporów, w których prawo dopuszcza zawarcie ugody. Należą do nich m.in.:

• spory dotyczące zawierania, wykonywania i rozwiązywania umów handlowych (np. niewykonanie lub opóźnienia w realizacji kontraktu); 
• roszczenia z tytułu zaległych płatności – uzgodnienie harmonogramu spłat może uchronić dłużnika przed upadłością; 
• spory budowlane, w tym konflikty między inwestorem, generalnym wykonawcą i podwykonawcami dotyczące terminów, jakości prac czy kar umownych; 
• roszczenia z tytułu rękojmi i gwarancji oraz odszkodowania umowne i pozaumowne; 
• spory o naruszenie praw autorskich, patentów lub know-how; 
• spory wspólników lub akcjonariuszy w spółce oraz konflikty wewnątrz kadry zarządzającej.

Zastosowanie mediacji jest możliwe również w sprawach pracowniczych, podziale majątku, działach spadku czy sporach sąsiedzkich ważne, aby prawo dopuszczało zawarcie ugody. 

Warto odnotować, że wobec nowelizacji, o której była już mowa powyżej, od 1 marca 2026 r. sąd obligatoryjnie będzie kierował do mediacji sprawy z umów o roboty budowlane oraz umów ściśle związanych z procesem budowlanym. Wyjątkiem od obowiązkowej mediacji w tym przypadku będą stanowiły podstawy do wydania nakazu zapłaty. Zmiana ta ma zmierzać do skrócenia czasu rozwiązywania skomplikowanych sporów budowalnych oraz lepiej wykorzystać potencjał jak również możliwości mediacji. 

Jak przebiega mediacja – procedura krok po kroku

1. Wybór mediatora i zgłoszenie wniosku: Strony wybierają mediatora albo składają wniosek o mediację do wybranego ośrodka mediacyjnego. Wniosek musi zawierać oznaczenie stron, dokładne żądanie i przytoczenie okoliczności uzasadniających żądanie.
2. Spotkanie informacyjne: Mediator kontaktuje się ze stronami, ustala termin posiedzenia i wyjaśnia zasady mediacji. 
3. Posiedzenia mediacyjne: Strony omawiają przyczyny konfliktu, przedstawiają swoje potrzeby i propozycje rozwiązań. Mediator stosuje różne techniki komunikacji i wspiera strony w formułowaniu propozycji ugodowych.
4. Wypracowanie ugody: Jeżeli strony osiągną porozumienie, sporządzają ugodę, którą podpisują. Mediator zamieszcza treść ugody w protokole i przekazuje ją sądowi. 
5. Zatwierdzenie ugody przez sąd: Sąd bada ugodę pod kątem zgodności z prawem i zasadami współżycia społecznego. Jeśli ugoda jest prawidłowa, sąd ją zatwierdza, w sprawach majątkowych nadaje jej klauzulę wykonalności. W razie stwierdzenia nieprawidłowości sąd może odmówić zatwierdzenia ugody w całości lub w części. 

Rekomendacje

Decydując się na mediację, warto:

• zadbać o precyzyjną klauzulę mediacyjną w umowie lub zawrzeć osobną umowę o mediację;
• przygotować się merytorycznie, zbierając dokumenty i ustalając możliwe scenariusze rozwiązań; 
• wybrać mediatora posiadającego doświadczenie w danej branży – listy mediatorów dostępne są na stronach sądów okręgowych i ośrodków mediacyjnych; 
• pamiętać, że mediacja zawiesza bieg przedawnienia, dlatego nie warto zwlekać z jej rozpoczęciem;
• podejść do mediacji z otwartym umysłem, nastawionym na kompromis i utrzymanie relacji biznesowych. 

Mediacja gospodarcza jest narzędziem, które pomaga budować kulturę polubownego rozwiązywania sporów i wspiera rozwój przedsiębiorstw. Korzystając z niej, przedsiębiorcy mogą chronić swoje interesy, oszczędzać czas i koszty, a przede wszystkim utrzymywać cenne relacje, które niejednokrotnie są najważniejszym kapitałem w biznesie.