Zdarza się nawet, że chcą otworzyć działalność gospodarczą w formie spółki z o.o. tylko dlatego, że ktoś im powiedział, że to się opłaca, kompletnie nie rozumiejąc zasadności tego wyboru i w wielu przypadkach okazuje się, że jest to wybór całkowicie bezsensowny. W większości mają jednak świadomość swojej niewiedzy i szukają fachowej pomocy u doradców podatkowych lub w biurach rachunkowych.
W opracowaniu tym przedstawię w sposób jak najbardziej przejrzysty na rzeczywistych przykładach, czym kierować się i na co zwracać uwagę przy wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych przychodów uzyskanych w ramach działalności gospodarczej.
Przy wyborze formy opodatkowania działalności należy brać pod uwagę przede wszystkim:
- rodzaj działalności
- liczbę wspólników
- skalę działalności
- odpowiedzialność za zobowiązania firmy
- rodzaj prowadzonej księgowości
- wpływ na podejmowanie decyzji
- koszty założenia
- sposoby pozyskania kapitału
Wybór formy opodatkowania przy rejestracji działalności
Żeby otworzyć działalność gospodarczą, osoba fizyczna musi dokonać wpisu do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG). Podaje tam między innymi: swoje dane, datę otwarcia działalności, nazwę firmy, profil działalności gospodarczej, adresy, właściwość urzędu skarbowego ale także formę opodatkowania podatkiem dochodowym, rodzaj prowadzonej ewidencji podatkowej.
Oznacza to, że już w momencie otwarcia działalności powinniśmy się określić, jaki podatek dochodowy będziemy opłacać i będzie to obowiązywało przez cały najbliższy rok obrotowy.
Możliwość zmiany formy opodatkowania
Zmienić formę opodatkowania można dopiero w roku następnym poprzez zgłoszenie do 20 lutego pisemnie takiej zmiany w urzędzie skarbowym lub w CEIDG. Niezłożenie informacji o zmianie formy opodatkowania na rok następny powoduje, że podatnik pozostaje na zasadach, które wybrał przy otwarciu działalności gospodarczej.
Czyli dokonując przy wpisie do CEIDG błędnego, niepoprzedzonego żadną wstępną analizą wyboru formy opodatkowania podatkiem dochodowym, można być stratnym finansowo do końca roku podatkowego lub nawet w kolejnych latach.
Dostępne formy opodatkowania
Osoby fizyczne otwierające działalność gospodarczą w Polsce w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej osób fizycznych i spółki jawnej osób fizycznych i spółki partnerskiej mają do wyboru poniższe formy opodatkowania podatkiem dochodowym:
- na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub podatku liniowego
- ryczałtem ewidencjonowanym
Kwota wolna od podatku
W 2025 roku kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł rocznie, co oznacza, że dochody do tej kwoty nie są opodatkowane i podatnik nie musi od nich płacić podatku dochodowego.
Skala podatkowa w 2025 roku
W 2025 r. dochody z działalności gospodarczej opodatkowane są według skali podatkowej:
Podatek liniowy
W 2004 r. wprowadzono możliwość wyboru opodatkowania podatkiem liniowym, który do dziś obowiązuje i wynosi 19% bez względu na wysokość osiąganego dochodu. Mogą go opłacać osoby prowadzące działalność gospodarczą, jednak pod warunkiem, że nie świadczą usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy.
Ustalenie dochodu z działalności gospodarczej
Podstawę opodatkowania w podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi dochód z przychodów uzyskanych w ramach działalności gospodarczej. Ustawodawca zdefiniował dochód jako różnicę między przychodami a kosztami ich uzyskania w roku podatkowym.
Definicja przychodu
Zgodnie z art. 11 PDOFizU, przychód został zdefiniowany jako otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne, a także wartość otrzymanych świadczeń w naturze. Natomiast w przypadku pozarolniczej działalności gospodarczej przychodem są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane.
Koszty uzyskania przychodów
Definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta jest w art. 22 u.p.d.o.f. Zgodnie z nią kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, to musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy kosztem a przychodem.
Przykład praktyczny ustalenia dochodu
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w zakresie nauki języka angielskiego w maju 2025 r. wystawiła faktury za swoje usługi łącznie na kwotę 10 000,00 zł i poniosła następujące koszty:
- najem sali lekcyjnej: 1 200,00 zł
- usługa księgowa: 300,00 zł
- paliwo: 200,00 zł
- zakup pomocy dydaktycznych: 300,00 zł
W sumie koszty wyniosły 2 000,00 zł.
Wyliczenie dochodu za miesiąc maj 2025:
10 000,00 zł - 2 000,00 zł = 8 000,00 zł
Te 8 000,00 zł jest to dochód będący podstawą do opodatkowania podatkiem dochodowym wg zasad ogólnych tj. skali podatkowej lub podatku liniowego.
Wybór skali podatkowej czy podatku liniowego?
Zarówno wybierając formę opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej, takiej, którą dopiero zamierzamy otworzyć, jak i zastanawiając się, czy dotychczasowa forma opodatkowania działalności gospodarczej już prowadzonej jest dla nas najbardziej korzystna, musimy dokonać w obu przypadkach analizy w takim samym zakresie.
Znaczenie statusu małżeńskiego
W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy nowy przedsiębiorca jest w związku małżeńskim i czy ma wspólność majątkową z małżonkiem. Dane te są podstawą dalszej analizy, ponieważ rozważając opodatkowanie na zasadach ogólnych według skali podatkowej, każdy z małżonków może po zakończeniu roku obrotowego rozliczyć się ze swoich dochodów samodzielnie lub wspólnie z drugim małżonkiem.
Progi podatkowe dla małżonków:
Suma dochodów małżonków za rok w pierwszym progu podatkowym przy wspólnym rozliczeniu rocznym: 240 000,00 zł.
Przykłady analizy opodatkowania
Założenie 1
Mąż planuje, że w pierwszym roku prowadzenia działalności (np. handlowej w zakresie sprzedaży drewna) nie przekroczy pierwszego progu podatkowego, czyli 120 000,00 zł. Żona pracuje na etacie i jej dochody roczne również nie przekroczą pierwszego progu podatkowego.
W tym przypadku mąż, otwierając działalność gospodarczą, może śmiało wybrać skalę podatkową, ponieważ będzie płacił przez cały rok 12% podatku dochodowego i wybranie podatku liniowego byłoby dla niego niekorzystne, bo zapłaciłby 19%.
Założenie 2
Mąż planuje, że w pierwszym roku prowadzenia działalności przekroczy pierwszy próg podatkowy i jego dochody roczne będą na poziomie 240 000,00 zł, ale roczne dochody żony są na poziomie 0,00 zł.
W sumie małżonkowie będą mieli dochód roczny w wysokości 240 000,00 zł, a to oznacza, że razem nie przekroczą pierwszego progu podatkowego w PIT rocznym. W tym przypadku mąż powinien również wybrać skalę podatkową, a nie podatek liniowy.
Ważna uwaga o innych dochodach
Należy pamiętać, że jeśli mąż wybierze w działalności gospodarczej rozliczenie według skali podatkowej, a w tym samym roku uzyska poza działalnością inne dochody, np. ze stosunku pracy, umowy zlecenia lub umowy o dzieło, to dochody te wejdą do rozliczenia progu podatkowego.
Zryczałtowany podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych
Ustawodawca dał możliwość wyboru osobom fizycznym rozpoczynającym działalność gospodarczą i już prowadzącym taką działalność, jeszcze jednej formy opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym.
Podstawowe zasady ryczałtu
- Ryczałt ewidencjonowany możemy wybrać fakultatywnie, nie obligatoryjnie
- Podstawową formą opodatkowania podatkiem dochodowym są zasady ogólne
- Przedmiotem opodatkowania w ryczałcie ewidencjonowanym jest osiągnięty w roku podatkowym przychód, nie dochód
Ograniczenia w korzystaniu z ryczałtu
Głównym ograniczeniem jest limit przychodów rocznych. Przedsiębiorcy mogą opłacać podatek w zryczałtowanej formie, o ile w roku poprzednim:
- uzyskali przychody z działalności prowadzonej wyłącznie samodzielnie, w wysokości nieprzekraczającej 2 000 000 euro
- uzyskali przychody wyłącznie z działalności prowadzonej w formie spółki, a suma przychodów wspólników spółki z tej działalności nie przekroczyła kwoty 2 000 000 euro
Stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych
Stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wynoszą: 17%, 15%, 14%, 12%, 10%, 8,5%, 5,5%, 3%, 2% w zależności od tego jaki rodzaj usługi świadczymy lub czy jest to handel.
Kiedy opłaca się wybrać ryczałt?
Kiedy opłaca się osobie fizycznej wybrać opodatkowanie ryczałtem ewidencjonowanym? Jeśli ma niskie koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Ponieważ, w porównaniu do opodatkowania na zasadach ogólnych, w których stawki procentowe podatku to 12%, 32% i 19%, w większości przypadków wymienionych powyżej oprocentowanie jest niższe.
Przy niskich kosztach przychód i dochód mogą się okazać bardzo zbliżonymi wartościami, więc lepiej zapłacić procentowo niższy podatek i na dodatek prowadzić dużo prostszą ewidencję do celów podatkowych.
Składka na ubezpieczenie zdrowotne
Nie można wybrać optymalnej formy opodatkowania dla przedsiębiorcy bez analizy wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ od kilku lat obowiązują w tym zakresie nowe zasady rozliczeń.
Wysokość składki zdrowotnej w zależności od formy opodatkowania:
Skala podatkowa
Jeżeli rozliczasz się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych (według skali podatkowej), składka na ubezpieczenie zdrowotne stanowi 9% podstawy wymiaru składki (dochodu z działalności gospodarczej).
Podatek liniowy
Jeżeli rozliczasz podatek dochodowy od osób fizycznych w formie podatku liniowego (19%), zapłacisz składkę zdrowotną w wysokości 4,9% podstawy wymiaru składki (dochodu z działalności gospodarczej). Ale w 2025 roku jest to kwota nie mniejsza niż 314,96 zł miesięcznie.
Ryczałt ewidencjonowany
Na ryczałcie ewidencjonowanym wysokość składki zdrowotnej uzależniona jest od wielkości rocznego przychodu:
Przykład porównawczy składki zdrowotnej
Jeśli dochód miesięczny przedsiębiorcy to 30 000 zł:
- Na skali podatkowej: 30 000 zł × 9% = 2 700,00 zł miesięcznie
- Na podatku liniowym: 30 000 zł × 4,9% = 1 470,00 zł miesięcznie
Podsumowanie
Każda osoba fizyczna planująca otworzyć działalność gospodarczą, powinna przeliczyć uwzględniając w tym dochody małżonka (jeśli występują), jaka forma opodatkowania jest dla niej korzystna: zasady ogólne (skala podatkowa, podatek liniowy) czy ryczałt ewidencjonowany.
Kluczowe zasady:
- Błędny wybór na starcie może być kosztowny podatkowo
- Do 20 lutego roku podatkowego możemy zmienić formę opodatkowania
- Bardzo ważne jest uwzględnienie w analizie składki na ubezpieczenie zdrowotne
- Należy być na bieżąco ze zmianami przepisów podatkowych
Prawo podatkowe jest bardzo skomplikowaną dziedziną, ponieważ wiele wątpliwości budzą różne interpretacje przepisów podatkowych, często sprzecznych ze sobą. Obecnie jest bardzo dużo zmian tych przepisów z zakresu każdego podatku, dlatego najważniejsze jest to, żeby być z nimi na bieżąco.
Znajomość przepisów da nam możliwość uniknięcia niekorzystnych wyborów lub popełnienia nieświadomych błędów i nawet, jeśli ktoś zleci wykwalifikowanej osobie prowadzenie tematów z zakresu podatków, jako przedsiębiorca, dla własnego dobra i dla optymalnego zarządzania podatkami, powinien przynajmniej starać się śledzić wszelkie zmiany.
