W działalności gospodarczej samochody stanowią jeden z najczęściej wykorzystywanych składników majątku. Ich prawidłowa klasyfikacja – jako osobowe lub ciężarowe – wpływa bezpośrednio na sposób rozliczania kosztów, amortyzacji oraz podatku VAT. Znaczenie mają definicje zawarte w ustawach o PIT i VAT, które różnią się zakresem i skutkami podatkowymi
1. Definicje pojazdów w podatku dochodowym (PIT)
Ustawa o PIT określa samochód osobowy jako pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu maksymalnie 9 osób łącznie z kierowcą. Wyłączenia obejmują pojazdy z jednym rzędem siedzeń i oddzieloną przestrzenią ładunkową, pojazdy specjalne oraz pojazdy spełniające warunki techniczne z ustawy o VAT. Samochód ciężarowy w PIT to pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony lub konstrukcyjnie przystosowany do przewozu towarów, w tym pojazdy specjalne.
Zgodnie z art.5a pkt.19a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych „ilekroć w ustawie jest mowa o: samochodzie osobowym – oznacza to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu niewięcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:
a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą: – klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub – z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
– agregat elektryczny/spawalniczy,
– do prac wiertniczych,
– koparka,
koparko-spycharka,
– ładowarka,
– podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
– żuraw samochodowy,
d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług;”
2. Definicje pojazdów w podatku VAT
W VAT samochód osobowy to pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, który nie spełnia kryteriów uznania za ciężarowy. Pojazd ciężarowy to m.in. pojazd z jednym rzędem siedzeń i trwałą przegrodą oddzielającą część ładunkową, pojazd specjalny oraz pojazd spełniający warunki techniczne potwierdzone zaświadczeniem VAT-1 lub VAT-2. W praktyce oznacza to, że część pojazdów uznawanych za osobowe w PIT może być traktowana jako ciężarowe w VAT, co wpływa na zakres odliczeń.
W art. 86a ustawy o VAT ustawodawca określa, które pojazdy podlegają ograniczeniu odliczenia VAT (50%) - osobowe, a które mogą korzystać z pełnego odliczenia (100%) - ciężarowe.
W tym artykule znajdziemy m.in.:
- pojazdy uznawane za ciężarowe dla celów VAT (np. pojazdy z jednym rzędem siedzeń i oddzieloną przestrzenią ładunkową, pojazdy specjalne),
- pojazdy, których konstrukcja wyklucza użytek prywatny,
- pojazdy przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób.
Samochód osobowy w VAT to każdy pojazd samochodowy (o dopuszczalnej masie całkowitej ≤ 3,5 t), który nie spełnia warunków konstrukcyjnych z art. 86a. Samochód ciężarowy w VAT to pojazd, który spełnia kryteria z art. 86a ust. 3–4, nawet jeśli jego dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 t (np. typowy van z przegrodą).
Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług art. 86a. ust 9 „do pojazdów samochodowych, o których mowa w ust. 4 pkt 2 (traktowanych jak ciężarowe - wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej), należą:
1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
3) pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
a) agregat elektryczny/spawalniczy,
b) do prac wiertniczych,
c) koparka, koparko-spycharka,
d) ładowarka,
e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
f) żuraw samochodowy – jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.
10. Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych w ust. 9: 1) pkt 1 i 2 stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań; 2) pkt 3 stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.”
W podatku VAT istnieje jeszcze możliwość zgłoszenia samochodu osobowego na formularz VAT-26 do urzędu skarbowego jako samochodu służbowego, który jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Złożenie tej deklaracji daje przedsiębiorcy prawo do odliczenia 100% podatku VAT od zakupu, leasingu, najmu oraz wszelkich wydatków eksploatacyjnych. Krótko mówiąc, pomimo, że samochód nadal jest osobowym będzie traktowany po dokonaniu takiego zgłoszenia jak ciężarowy, jeśli chodzi o odliczenia VAT i zaliczenia w koszty w podatku dochodowym. Ale poza zgłoszeniem do urzędu skarbowego w odpowiednim terminie należy jeszcze prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdów i wprowadzić w firmie wewnętrzny regulamin użytkowania pojazdu, który wykluczy używanie go do celów prywatnych.
„Informację VAT-26 złóż do urzędu skarbowego w terminie:
- do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosłeś pierwszy wydatek związany z pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji VAT - w przypadku złożenia informacji o rozpoczęciu użytkowania pojazdu wyłącznie na potrzeby firmy,
- najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonujesz zmiany – w przypadku zmiany sposobu wykorzystania pojazdu na przykład, jeśli chcesz zacząć wykorzystywać samochód do celów innych niż działalność gospodarcza.
Pamiętaj! Jeżeli podatnik nie złoży informacji VAT-26 w terminie uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do jego działalności gospodarczej dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym tę informację złoży.
Pierwszym wydatkiem związanym z samochodem jest wpłata zaliczki na poczet zakupu pojazdu lub usługi (najmu/leasingu), w zależności od tego, która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza.”
Podsumowując w przypadku samochodów osobowych podatnik może odliczyć 50% VAT przy użytkowaniu mieszanym (czyli bez VAT -26) oraz 100% przy użytkowaniu wyłącznie firmowym (z VAT-26), co wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu i wprowadzenia regulaminu użytkowania. Samochody ciężarowe umożliwiają pełne odliczenie VAT bez konieczności prowadzenia ewidencji i bez konieczności zgłaszania VAT -26, ale należy pamiętać, że pojęcie użytkowania mieszanego jest wprowadzone przez ustawę o podatku VAT nie ma takiej definicji w podatku dochodowym. Oznacza to, że samochód osobowy wprowadzony do działalności gospodarczej do środków trwałych, który nie ma złożonego VAT-26 jest w podatku dochodowym też używany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej skoro zaliczamy do kosztów amortyzację takiego samochodu i jeśli pomylimy te definicje i uznamy, że przecież nie składaliśmy VAT-26 więc używamy do działalności mieszanej czyli możemy prywatnie też używać tego auta to np. koszty amortyzacji i ubezpieczeń nie mogą być w całości kosztami uzyskania przychodów.
Zdarza się, że firmy często rezygnują z możliwości składania VAT -26 ze względu na to, że ewidencja przebiegu pojazdu, którą muszą prowadzić jest bardzo szczegółowa:
„6. Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności. 7. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji; wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: a) kolejny numer wpisu, b) datę i cel wyjazdu, c) opis trasy (skąd – dokąd), d) liczbę przejechanych kilometrów, e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
8. W przypadku, gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4:
1) jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;
2) obejmuje: a) kolejny numer wpisu, b) datę i cel udostępnienia pojazdu, c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, d) liczbę przejechanych kilometrów, e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu, f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.”
Podsumowując powyższa ewidencja musi się zgadzać z ilościami paliwa zaliczonego w koszty, z kilometrami wykazanymi w ewidencji i ze stanem licznika w aucie.
3. Znaczenie prawidłowej klasyfikacji
Prawidłowe określenie rodzaju pojazdu jest bardzo ważne dla przedsiębiorcy, ponieważ określa w jakiej wysokości wydatek może być zaliczony do kosztów podatkowych, zakres odliczeń VAT oraz obowiązki dokumentacyjne. W rzeczywistości ten sam pojazd może być traktowany odmiennie w obu podatkach (dochodowy, VAT).
4. Podsumowanie
Samochód osobowy, zgodnie z ustawą o VAT, to pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t, niespełniający kryteriów konstrukcyjnych pojazdu ciężarowego. Pojazdy ciężarowe oraz specjalne korzystają z odmiennych, często korzystniejszych zasad.
W VAT samochód osobowy daje możliwość odliczenia 50% podatku naliczonego. Odliczenie 100% przysługuje wyłącznie przy spełnieniu wcześniej wskazanych warunków tj.: zgłoszenie VAT-26, regulamin użytkowania, ewidencja przebiegu. Samochody ciężarowe oraz pojazdy spełniające warunki VAT-1/VAT-2 dają prawo na pełne odliczenie bez dodatkowych formalności.
W podatku dochodowym występują limity kosztów. Dla samochodów osobowych obowiązuje limit amortyzacji oraz ubezpieczenia AC – obecnie zróżnicowany w zależności od emisji CO₂. Pojazdy o wyższej emisji podlegają niższemu limitowi, nawet do 100 000 zł wartości początkowej. Samochody ciężarowe nie mają ograniczeń – koszty amortyzacji i eksploatacji ujmuje się w pełnej wysokości tj. w 100 %.
W związku z powyższym, aby w prawidłowej wysokości zaliczać wydatki związane z samochodami do kosztów uzyskania przychodów i w prawidłowej wysokości odliczać VAT należy najpierw dokonać prawidłowej klasyfikacji samochodu zarówno w zakresie ustawy o VAT jak i o podatku dochodowym.
.png)