Pamiętaj o podatku u źródła

Pamiętaj o podatku u źródła – temat jeszcze czasem przemilczany?

Podatek u źródła (z ang. WHT – Withholding Tax) to szczególny rodzaj podatku dochodowego, który w polskim systemie prawnym jest pobierany przez płatnika w momencie wypłaty określonych należności, najczęściej na rzecz podmiotów zagranicznych - nierezydenta (zagranicznego kontrahenta). To forma uproszczonego opodatkowania, gdzie obowiązek poboru i odprowadzenia podatku spoczywa na wypłacającym, a nie na odbiorcy dochodu. Płatnik potrąca podatek i przekazuje go do urzędu skarbowego. Jest to zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych i prawnych. Polski podatek u źródła pobierany jest przez płatników, którzy mają miejsce zamieszkania, siedzibę lub zagraniczny zakład w Polsce. Podatnikiem jest firma, która otrzymuję wpłatę za np. usługę doradczą ale płatkiem jest przedsiębiorstwo dokonujące zapłaty za tą usługę. Płatnik oblicza i pobiera podatek u źródła od podatnika i przekazuje go do urzędu skarbowego. Podatnik otrzymuję zapłatę za sprzedaną usługę doradczą pomniejszoną o wartość podatku u źródła. 

Podatek u źródła regulują m.in.:

• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa CIT) – art. 21 
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa PIT) – art. 29

 Co podlega podatkowi u źródła?

Zgodnie z art. 29. 1. (ustawa PIT) podatek dochodowy u źródła pobiera się od uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez osoby (…) przychodów:

 1) z działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 6–9 oraz z odsetek innych niż wymienione w art. 30a ust. 1, z praw autorskich lub z praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego, w tym także środka transportu, oraz za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how) – pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20 % przychodu; 

2) z opłat za usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, wykonywanej przez osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania za granicą, a organizowanej za pośrednictwem osób fizycznych lub osób prawnych prowadzących działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20 % przychodu; 

3) z tytułu należnych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej, z wyjątkiem ładunków i pasażerów tranzytowych – pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 10 % przychodów;

 4) uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez zagraniczne przedsiębiorstwa żeglugi powietrznej, z wyłączeniem przychodów uzyskanych z lotniczego rozkładowego przewozu pasażerskiego, skorzystanie z którego wymaga posiadania biletu lotniczego przez pasażera – pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 10 % przychodów

5) z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze – pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20 % przychodu. 

Przepisy ust. 1 stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska. Jednakże zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika na podstawie uzyskanego od niego certyfikatu rezydencji. 

Zgodnie z art. 21 (ustawa CIT)

Art. 21. 1. Podatek dochodowy u źródła z tytułu uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników (…) przychodów pobiera się od: 

1) z odsetek, z praw autorskich lub praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu, urządzenia handlowego lub naukowego, za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how),

 2) z opłat za świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, wykonywanej przez osoby prawne mające siedzibę za granicą, organizowanej za pośrednictwem osób fizycznych lub osób prawnych prowadzących działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, 

2a) z tytułu świadczeń: doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze – ustala się w wysokości 20 % przychodów; 

3) z tytułu należnych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej, z wyjątkiem ładunków i pasażerów tranzytowych, 

4) uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez zagraniczne przedsiębiorstwa żeglugi powietrznej, z wyłączeniem przychodów uzyskanych z lotniczego rozkładowego przewozu pasażerskiego, skorzystanie z którego wymaga posiadania biletu lotniczego przez pasażera – ustala się w wysokości 10 % tych przychodów. 

Powyższe przepisy stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Stawki podatku u źródła

W Polsce obowiązują różne stawki WHT, zależnie od rodzaju towaru lub usługi:

• 20% – np. usługi niematerialne
• 10% – w niektórych przypadkach, np. transport morski

Stawki mogą być obniżone lub całkowicie zniesione, jeśli istnieje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a krajem rezydencji odbiorcy oraz jeśli zostanie przedstawiony certyfikat rezydencji podatkowej. Umowy międzynarodowe pomiędzy innymi państwami a Polską o unikaniu podwójnego opodatkowania mają zastosowanie przed krajowymi przepisami, ale trzeba udowodnić, że dostawca jest  obcym rezydentem podatkowym, przedstawiając certyfikat rezydencji podatkowej.

Kiedy trzeba go opłacić?

Podatek u źródła należy opłacić do urzędu skarbowego:

1. do 7 dnia w przypadku pobierania podatku u źródła będącego podatkiem dochodowym od osób prawnych
2. do 20 dnia w przypadku pobierania podatku u źródła będącego podatkiem dochodowym od osób fizycznych

miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatek ten został pobrany. Status nierezydenta – czyli dostawcy a nie płatnika decyduje o tym czy jest to podatek dochodowy od osób prawnych czy od osób fizycznych. Jeśli termin wpłaty podatku będzie dniem ustawowo wolnym od pracy lub będzie to sobota to za ostatni dzień terminu na wpłatę podatku uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy

• W przypadku przekroczenia rocznego limitu 2 mln zł wypłat do jednego kontrahenta, obowiązuje mechanizm „pay and refund” – czyli najpierw trzeba zapłacić pełną stawkę podatku, a dopiero potem można ubiegać się o jego zwrot.

 Krok po kroku: Jak obliczyć podatek u źródła

1. Zidentyfikuj płatnika i odbiorcę
   
   • Płatnikiem jest polska firma wypłacająca należność.
   • Odbiorcą jest podmiot zagraniczny (nierezydent).
2. Określ rodzaj należności
   
   • Czy są odsetki, usługi niematerialne (np. doradcze, reklamowe)? Itp.
3. Sprawdź umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania
   
   • Polska ma podpisane takie umowy z wieloma krajami — mogą one obniżać stawkę podatku lub całkowicie zwalniać z jego poboru.
   • Wymagany jest certyfikat rezydencji podatkowej odbiorcy.
4. Ustal stawkę podatku
   
   • Standardowo: 10% lub 20% .Stawka może być niższa zgodnie z umową międzynarodową.
5. Oblicz podstawę opodatkowania
   
   • To kwota brutto należności wypłacanej zagranicznemu kontrahentowi.
6. Oblicz kwotę podatku
   
   • Przykład: wypłacasz 10 000 zł za usługę doradczą → 10 000 zł × 20% = 2 000 zł podatku u źródła
7. Pobierz i odprowadź podatek
   
   • Zatrzymujesz 2 000 zł i przekazujesz je do urzędu skarbowego.
   • Odbiorca otrzymuje 8 000 zł netto.

Obowiązki płatnika podatku u źródła 

Obowiązki te są w Polsce dość rozbudowane i wymagają dużej staranności — zarówno przy obliczaniu podatku, jak i przy dokumentowaniu całego procesu. Płatnik, czyli podmiot wypłacający należność (np. polska firma), pełni kluczową rolę w zapewnieniu prawidłowego poboru podatku od nierezydentów.

Główne obowiązki płatnika podatku u źródła

1. Identyfikacja obowiązku podatkowego
   
   • Ustalenie, czy dana wypłata podlega podatkowi u źródła (np. odsetki, usługi niematerialne).
   • Sprawdzenie, czy odbiorca jest nierezydentem.
2. Analiza umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania
   
   • Ustalenie, czy można zastosować niższą stawkę lub zwolnienie z podatku.
   • Wymaga uzyskania certyfikatu rezydencji podatkowej od odbiorcy.
3. Obliczenie i pobór podatku
   
   • Naliczenie podatku według właściwej stawki 
   • Potrącenie podatku z wypłacanej kwoty.
4. Odprowadzenie podatku do urzędu skarbowego
   
   • Termin: do 20 lub 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.
   • Przekazanie podatku na konto właściwego urzędu skarbowego.
5. Złożenie deklaracji podatkowej
   
   • Formularz PIT-8AR (dla osób fizycznych) lub CIT-10Z (dla osób prawnych).
   • Wskazanie kwoty pobranego podatku i danych odbiorcy.
6. Przechowywanie dokumentacji
   
   • Certyfikat rezydencji, umowy, faktury, dowody wypłaty.
   • Dokumentacja musi być dostępna na wypadek kontroli skarbowej.
7. Zastosowanie mechanizmu „pay and refund”
   
   • Jeśli wypłaty do jednego kontrahenta przekraczają 2 mln zł rocznie, płatnik musi najpierw pobrać pełny podatek, a dopiero potem może ubiegać się o jego zwrot (chyba że uzyska opinię o stosowaniu preferencji lub złoży oświadczenie WH-OSC).

Konsekwencje niedopełnienia obowiązków

W polskim systemie prawnym płatnik (czyli podmiot wypłacający należność) ponosi odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie podatku u źródła. Niezapłacenie podatku u źródła lub niedotrzymanie terminu jego odprowadzenia może mieć poważne konsekwencje finansowe, administracyjne i karne. Płatnik może zostać zobowiązany do zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami za zwłokę (naliczanymi od dnia, w którym podatek powinien zostać zapłacony). Grożą mu też dodatkowe sankcje finansowe.

Należy jednak pamiętać, że możemy ograniczyć naszą odpowiedzialność, poprzez dokonanie odpowiednich korekt jeśli zauważymy błąd, nie rozliczymy podatku na czas lub nie złożymy odpowiedniej deklaracji w ustawowym terminie. W takich przypadkach możemy posłużyć się czynnym żalem, który jest dobrowolnym zawiadomieniem organu o popełnionym czynie zabronionym i może wyłączyć karalność w stosunku do osoby zawiadamiającej. Odpowiedzialność taką może wyłączyć również złożenie odpowiedniej korekty deklaracji i niezwłoczne wpłacenie zaległego podatku.