Otwarcie działalności gospodarczej dla wielu osób to wyzwanie, biurokracja, obciążenie finansowe (np. składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, obsługa księgowa itp.) a na starcie często koszty są wyższe niż przychody, dlatego działalność nierejestrowana to bardzo dobra forma prawna, z której warto skorzystać. Daje ona czas na rozwój, możliwość dodatkowej pracy, która jest np. dorywcza i można ją połączyć w wychowaniem dzieci, daje też czas na oswojenie się i naukę jak poruszać się w przepisach prawnych i podatkowych na starcie przed rejestracją działalności gospodarczej w CEIDG (Centralna Ewidencja Działalności Gospodarczej). Nierejestrowana działalność gospodarcza dedykowana jest dla małych podmiotów, generujących niewielkie przychody miesięczne, dla których to osób ograniczono biurokrację i obciążenia budżetowe do niezbędnego minimum. Prawnie forma ta skierowana jest tylko dla osób fizycznych prowadzących drobny biznes. Przy rosnących kosztach prowadzenia działalności gospodarczej skorzystanie z prowadzenia działalności gospodarczej nierejestrowanej na starcie daje nam możliwość przetestowania pomysłu na biznes z ograniczeniem dodatkowych kosztów oczywiści na niewielką skalę o czym poniżej.
1.Definicja działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana, nawet jeśli ma cechy działalności gospodarczej, to nie jest traktowana jak działalność gospodarcza. Zgodnie z art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców, działalność nierejestrowana to aktywność osoby fizycznej, której miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia i która nie prowadziła działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy. W 2025 roku limit ten wynosi 3.499,50 zł brutto miesięcznie. Należy tu dodać, że nie można prowadzić nierejestrowanej działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej oraz nie może to być działalność wymagająca koncesji, licencji czy pozwolenia. Dodam jeszcze, że działalność gospodarcza to działalność:
- zorganizowana
- mająca charakter zarobkowy
- prowadzona w sposób ciągły
- prowadzona we własnym imieniu.
Jeżeli przychód należny z działalności nierejestrowanej przekroczył w danym miesiącu kwotę 3.499,50 zł to, działalność nierejestrowana staje się działalnością gospodarczą, od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie limitu. I mamy 7 dni na rejestracje w CEIDG naszej działalności gospodarczej.
Przykład:
Pani Ewa prowadzi działalność nierejestrowaną od 1 kwietnia 2025 roku. Działalność polega na świadczeniu usług logopedycznych. W kwietniu wykonał jedną usługę:
15.04.2025r. na kwotę 350,00 zł
Oznacza to, że w miesiącu kwietniu nie przekroczyła przychodów w kwocie 3.499,50 zł – może nadal prowadzić działalność nierejestrowaną.
W maju świadczyła więcej usług:
06.05.2025r. na kwotę 500,00 zł
07.05.2025r. na kwotę 1.000,00 zł
10.05.2025r. na kwotę 1.000,00 zł
15.05.2025r. na kwotę 500,00 zł
16.05.2025r. na kwotę 1.000,00 zł
Suma: 4.000,00 zł
Oznacza to, że 16 maja przekroczyła przychód w kwocie 3.499,50 zł i w związku z tym musi zarejestrować w ciągu 7 dni działalność gospodarczą w CEIDG.
2. Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?
- Osoby fizyczne – wyłącznie indywidualnie, bez możliwości działania w spółce cywilnej.
- Osoby niepełnoletnie – za zgodą opiekuna prawnego.
- Bezrobotni – tylko w formie sprzedaży, bez umów cywilnoprawnych.
- Urzędnicy – zgodnie z regulaminami instytucji.
- Rolnicy – z wyłączeniem działalności rolniczej i agroturystycznej.
- Cudzoziemcy – od czerwca 2025 r. muszą posiadać odpowiedni tytuł pobytowy umożliwiający rejestrację działalności gospodarczej.
3. Warunki prowadzenia działalności
Aby prowadzić działalność nierejestrowaną, należy spełnić następujące warunki:
- brak rejestracji działalności przez ostatnie 5 lat
- limit przychodów: 3.499,50 zł brutto miesięcznie (w 2025r)
- samodzielne prowadzenie działalności
- brak konieczności uzyskania koncesji, zezwoleń lub wpisu do rejestru działalności regulowanej
Oznacza to, że jeśli jest wymagana koncesji, zezwoleń lub wpisu do rejestru działalności regulowanej to taki rodzaj działalności gospodarczej musi być już na wstępie zarejestrowany w CEIDG i przykładem takich działalności są:
- ochrona osób lub mienia
- sprzedaż alkoholu
- organizacja imprez turystycznych
- usługi detektywistyczne
- zbieranie odpadów.
- pośrednictwo ubezpieczeniowe, w tym wykonywanie czynności agencyjnych (zgodnie z ustawą o dystrybucji ubezpieczeń)
- usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (zgodnie z ustawą o rachunkowości).
4. Przykłady działalności nierejestrowanej
- korepetycje
- rękodzieło
- usługi kosmetyczne
- fotografia
- projektowanie graficzne
- sprzedaż online
5. Działalność nierejestrowa a ZUS i umowy-zlecenia
Działalność nierejestrowana nie podlega pod składki na ubezpieczenia społeczne ani pod składki na ubezpieczenia zdrowotne. Nie podlega rejestracji w ZUS a w związku z tym nie musisz też składać co miesiąc deklaracji do ZUS jeśli sprzedajesz towary (np. rękodzieło) w ramach działalności nierejestrowanej. Ale w razie świadczenia usług, podpisania umowy o świadczenie usług czy umowy zlecenia prowadzący działalność nierejestrowaną podlega ubezpieczeniom jak zleceniobiorca i to zleceniodawca ma obowiązek zgłoszenia jej do ZUS. Podmiot zawierający z tobą taką umowę (zleceniodawca) staje się płatnikiem składek i ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić cię do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać składki ZUS. Od tej zasady istnieją wyjątki. Na przykład, jeśli jesteś studentem, który nie ukończył 26 lat, i wykonujesz zlecenie, to nie podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom i zleceniodawca nie musi odprowadzać składek do ZUS.
6. Obowiązki osoby prowadzącej działalność
- Ewidencja sprzedaży – uproszczona, np. w Excelu
- rozliczenie podatkowe – w PIT-36 składamy do końca kwietnia każdego roku za rok poprzedni i też do końca kwietnia należy wpłacić podatek dochodowy z tytułu działalności nierejestrowanej oczywiście jeśli wystąpi,
- wystawianie faktur/rachunków – na żądanie klienta
- przestrzeganie praw konsumentów – reklamacje, zwroty, odstąpienie od umowy
- RODO – obowiązek ochrony danych osobowych klientów
Prowadząc działalność nierejestrowaną, powinieneś prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Prowadzenie tej ewidencji umożliwia szybkie określenie czy nastąpiło przekroczenie przychodów w kwocie 3.499,50 zł i powstał obowiązek rejestracji w CEIDG.W ewidencji zapisujesz sprzedaż za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. To oznacza, że po sprzedaniu towaru następnego dnia, nie możesz wpisywać sprzedaży z dnia poprzedniego. Ewidencje można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznie, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Nie ma określonego wzoru jak powinna wyglądać taka ewidencja. Zazwyczaj zawiera:
- liczbę porządkową
- datę sprzedaży
- wartość sprzedaży
- wartość sprzedaży narastająco.
Możesz dopisywać inne informacje – numer dowodu sprzedaży albo informacje o rodzaju transakcji również takie, które tobie ułatwią analizę. Brak prowadzenia ewidencji lub błędne jej prowadzenie skutkuje tym, że urząd sam określi wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego jeśli na podstawie dokumentacji nie będzie możliwe ustalenie wartości sprzedaży. A to może wiązać się z dużymi konsekwencjami dla prowadzącego działalność, dlatego ta ewidencja musi być prowadzona rzetelnie.
7. Opodatkowanie
- Podatek dochodowy (PIT-36) – według skali: 12% do 120 000 zł, 32% powyżej
- kwota wolna od podatku – 30 000 zł (rocznie)
- koszty uzyskania przychodu – można odliczać, jeśli są udokumentowane
- VAT – zwolnienie podmiotowe do 200 000 zł rocznie, z wyjątkami
Zwolnienie VAT dotyczy także podatników, którzy rozpoczynają działalność w trakcie roku podatkowego, jeżeli ich przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy kwoty 200 tys. zł., w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w danym roku. I należy pamiętać, że zwolnienie z VAT nie przysługuje jeśli w ramach działalności nierejestrowanej
sprzedajesz:
- towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie)
- towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji
- w niektórych przypadkach: budynki, budowle lub ich części
- tereny budowlane
- nowe środki transportu
- przez internet towary, takie jak:
- preparaty kosmetyczne i toaletowe
- komputery, wyroby elektroniczne i optyczne
- urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego
- maszyny i urządzenia niesklasyfikowane gdzie indziej
- hurtowo i detalicznie części do:
- pojazdów samochodowych
- motocykli
- świadczysz usługi:
- prawnicze
- w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego)
- jubilerskie
- ściągania długów, w tym factoringu
- nie posiadasz siedziby działalności gospodarczej w Polsce.
8. Koszty prowadzenia działalności
Do kosztów można zaliczyć:
- zakup materiałów i towarów
- internet, telefon, transport
- narzędzia i sprzęt
- usługi zewnętrzne (np. grafika, druk)
Dokumentacja: faktury, paragony, umowy – przechowywane przez 5 lat.
Kosztem będzie tylko wydatek związany z działalnością gospodarczą – taki, który jest ściśle powiązane z uzyskanymi przychodami. Nie będzie kosztem wydatek poniesiony na cele prywatne. Kosztem będzie to co wykorzystasz w działalności nierejestrowanej. W rozliczeniu rocznym PIT wykazujemy przychody – koszty = dochód, który jest opodatkowany. Ale koszty muszą być udokumentowane i przechowywane - dokumenty zakupu. Powinny na nich być twoje imię, nazwisko czy miejsce zamieszkania. Koszty uzyskania przychodów rozpoznaje się kasowo, czyli w dacie, gdy rzeczywiście poniesiono wydatek (dokonasz zapłaty).
9. Ryzyka i ograniczenia
- Przekroczenie limitu przychodów – konieczność rejestracji firmy w CEIDG w ciągu 7 dni
- brak ewidencji sprzedaży – ryzyko szacowania przychodu przez urząd
- błędy w rozliczeniu PIT
- brak kasy fiskalnej – obowiązek przy niektórych usługach (np. kosmetycznych) lub przekroczeniu 20 000 zł rocznie. W pierwszym roku prowadzenia działalności próg liczymy proporcjonalnie. Jeśli ktoś zdecyduje się na prowadzenie działalności nierejestrowanej musi zapoznać się koniecznie z przepisami dotyczącymi obowiązku rejestracji na kasie fiskalnej.
- odpowiedzialność cywilna wobec konsumentów
- kontrole skarbowe, sanitarne, konsumenckie
- utrata statusu bezrobotnego – przy umowach cywilnoprawnych
10.Podsumowanie
Działalność nierejestrowana to wiele korzyści i uproszczeń:
- nie musisz zgłaszać działalności w ewidencji przedsiębiorców - CEIDG, urzędzie skarbowym i GUS (nie będziesz potrzebować numerów identyfikacyjnych NIP i REGON),
- nie wypełniasz sprawozdań statystycznych do GUS,
- nie opłacasz składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej – co jest dużym obciążeniem zwłaszcza dla nowych podmiotów na rynku,
- nie opłacasz co miesiąc zaliczki na podatek dochodowy, tylko wykazujesz wynik w swoim rozliczeniu rocznym (PIT-36) i jeśli jest zysk w odpowiedniej wysokości to wówczas wpłacasz podatek dochodowy,
- nie musisz płacić podatku VAT – obejmuje cię zwolnienie podmiotowe, bo przychody z działalności nierejestrowanej nie przekroczą 200 tys. zł w skali roku, chyba że sprzedajesz towary bądź usługi wymagające rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedaży
- nie prowadzisz skomplikowanej księgowości tylko uproszczoną ewidencję sprzedaży.
Działalność nierejestrowana to bardzo atrakcyjna forma prowadzenia działalności zarobkowej w Polsce – takiej na start. Daje możliwość uniknięcia wielu formalności, kosztów w przeciwieństwie do zarejestrowanej działalności w CEIDG. Ale nie można zapominać, że jednak jest to rodzaj działalności gospodarczej i wymaga też rzetelności, znajomości przepisów nie tylko finansowych, podatkowych ale prawnych. Daje ona nam dużo uproszczeń ale nie zwalnia z odpowiedzialności.
