Część 2: Od kliknięcia do podpisu - jak cyfrowo automatyzować obieg dokumentów i spać spokojnie
Od porządku do automatyzacji - naturalny krok naprzód
Po wdrożeniu rozwiązań chmurowych takich jak OneDrive i SharePoint, większość firm zauważa ogromną poprawę w dostępności dokumentów, organizacji zasobów i ogólnym komforcie pracy. Jednak prawdziwa cyfrowa transformacja zaczyna się tam, gdzie kończy się ręczne klikanie. Automatyzacja procesów dokumentowych to dzisiaj nie tylko modne hasło - to realna potrzeba i źródło ogromnych oszczędności.
Czym właściwie jest automatyzacja obiegu dokumentów?
Automatyzacja obiegu dokumentów to wykorzystanie narzędzi cyfrowych do tego, by dokumenty „same się przesuwały” między kolejnymi osobami i etapami - bez potrzeby pilnowania tego ręcznie. Od momentu stworzenia dokumentu, przez jego przesyłanie, zatwierdzanie, podpisywanie, aż po archiwizację - wszystkie te etapy mogą być obsługiwane przez odpowiednio skonfigurowane narzędzia.
Dlaczego warto automatyzować?
- Szybciej: czas zatwierdzenia faktury skraca się z 7 dni do 1 dnia.
- Bezpieczniej: system pilnuje uprawnień, zgodności z procedurami i ścieżek akceptacji.
- Efektywniej: nie ma potrzeby przypominania, wysyłania follow-upów ani śledzenia maili.
- Bez błędów: dane trafiają do właściwych miejsc automatycznie, bez ryzyka pomyłki.
Narzędzia w praktyce - Power Platform
Microsoft stworzył cały zestaw narzędzi wspierających automatyzację:
Power Automate - serce każdego procesu
To narzędzie pozwala budować przepływy pracy („flow”) - czyli sekwencje akcji wykonywanych automatycznie. Przykład:
- Ktoś przesyła dokument do folderu „Do akceptacji”.
- Power Automate automatycznie wysyła powiadomienie do przełożonego.
- Po akceptacji, dokument trafia do archiwum, a osoba księgująca otrzymuje alert w Teams.
- Jeśli dokument nie zostanie zaakceptowany w ciągu 3 dni - wysyłane jest przypomnienie.
Power Apps - formularze i aplikacje dla każdego
Nie każdy proces musi zaczynać się od pliku Word. Czasem wystarczy prosty formularz - np. wniosek urlopowy, zapotrzebowanie na sprzęt czy zgłoszenie potrzeby zakupowej. Power Apps pozwala budować takie aplikacje - bez programowania. Działa na telefonie, tablecie, komputerze.
AI Builder - sztuczna inteligencja w służbie dokumentów
AI Builder może analizować dokumenty, rozpoznawać dane z faktur, identyfikować nazwy klientów, kwoty, numery faktur - i na ich podstawie inicjować dalsze kroki. To szczególnie przydatne w działach księgowości, logistyki i HR.
Zatwierdzanie w Microsoft Teams - wszystko w jednym miejscu
Jedną z najlepszych rzeczy w ekosystemie Microsoft 365 jest możliwość integrowania procesów zatwierdzania bezpośrednio z Microsoft Teams. To oznacza, że użytkownicy nie muszą już przeskakiwać między aplikacjami, szukać linków w mailach, otwierać plików z dysku. Wszystko mogą zrobić z poziomu czatu, kanału zespołu lub aplikacji mobilnej.
Zatwierdzenia mogą być jednoetapowe lub rozbudowane - np. przejść przez lidera zespołu, dział finansów i dyrektora operacyjnego. Można do nich dodawać komentarze, załączniki i decyzje (akceptuj/odrzuć), które automatycznie zmieniają status dokumentu w SharePoint.
Podpis elektroniczny - mobilność i zgodność z prawem
Rozwiązania typu Autenti, DocuSign czy Adobe Sign są dziś już w pełni zintegrowane z Office 365. Dokument można wysłać do podpisu bezpośrednio z SharePoint lub Power Automate. Proces podpisywania może być automatycznie rozpoczęty po zatwierdzeniu dokumentu - np. umowy z partnerem lub zamówienia z klientem.
Podpis elektroniczny:
- jest prawnie wiążący,
- może być kwalifikowany (równoważny z odręcznym),
- działa na komputerze i smartfonie,
- skraca czas podpisania dokumentu z dni do minut.
Alternatywne platformy do automatyzacji obiegu dokumentów
Chociaż Microsoft Power Platform to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do automatyzacji obiegu dokumentów, wiele firm - zwłaszcza tych działających poza środowiskiem Microsoft 365 - potrzebuje alternatyw, które będą pasować do ich infrastruktury i sposobu pracy. Dobrą wiadomością jest to, że na rynku istnieje kilka dojrzałych rozwiązań, które pozwalają osiągnąć podobny efekt niezależnie od używanej chmury czy pakietu biurowego.
Google AppSheet to naturalny wybór dla organizacji pracujących na Google Workspace. Umożliwia tworzenie aplikacji bez kodowania, integrując się z Google Sheets, Drive, Forms, Gmail czy Calendar. Dzięki temu można budować aplikacje do zgłaszania wniosków, zatwierdzania dokumentów, generowania raportów czy śledzenia statusów - wszystko bez konieczności pisania kodu i bez opuszczania ekosystemu Google. AppSheet wspiera także automatyczne wysyłanie powiadomień, walidację danych i dostęp z urządzeń mobilnych, co czyni go lekkim, ale skutecznym narzędziem do usprawniania procesów.
Dla firm poszukujących bardziej uniwersalnego rozwiązania, Make (dawniej Integromat) to zaawansowana platforma automatyzacji przepływów pracy, która pozwala łączyć setki aplikacji - od narzędzi biurowych po systemy ERP i CRM. Make oferuje wizualny edytor przepływów oraz elastyczne warunki logiczne, pozwalające m.in. na automatyczne tworzenie dokumentów, przekazywanie ich do podpisu, weryfikację danych i ich dalsze przetwarzanie - niezależnie od tego, czy dane trzymane są w Google Cloud, AWS, czy lokalnym serwerze.
Kolejnym silnym graczem jest Zapier - jedna z najpopularniejszych platform typu no-code, pozwalająca łączyć aplikacje i automatyzować działania między nimi. Dzięki rozbudowanej bibliotece integracji (ponad 6000 aplikacji), Zapier umożliwia budowanie przepływów dokumentowych: od automatycznego tworzenia pliku na podstawie formularza, przez wysyłkę do podpisu (np. via DocuSign lub SignNow), aż po przekazanie informacji do CRM, ERP lub hurtowni danych. Zapier jest intuicyjny i nie wymaga skomplikowanej konfiguracji, dlatego często wybierany jest przez zespoły marketingowe, HR i operacyjne.
Wszystkie te narzędzia pozwalają organizacjom na zautomatyzowanie kluczowych procesów dokumentowych bez potrzeby inwestowania w rozbudowaną infrastrukturę IT. Co więcej, ich elastyczność umożliwia szybkie wdrażanie nawet w małych i średnich firmach, bez względu na to, z jakiego ekosystemu chmurowego korzystają.
Przykłady wdrożeń - konkretne zastosowania automatyzacji
Firma logistyczna - automatyczne przetwarzanie faktur
W jednej z firm logistycznych wdrożyliśmy proces automatycznego odczytu faktur przychodzących. Każdy dokument trafiający na dedykowaną skrzynkę e-mail był automatycznie zapisywany w folderze SharePoint. Power Automate uruchamiał AI Buildera, który wyciągał dane: numer faktury, kwotę, kontrahenta, termin płatności. Po weryfikacji w bazie dostawców, dokument był przypisywany do osoby zatwierdzającej.
Efekt?
- Zredukowanie ręcznego przepisywania danych o 90%,
- Skrócenie czasu księgowania z 3 dni do 4 godzin,
- Mniejsza liczba błędów,
- Pełna historia decyzji i statusów.
Organizacja non-profit - wnioski i podpisy online
Fundacja, która wcześniej operowała wyłącznie na papierze, dzięki Power Apps zaczęła przyjmować zgłoszenia i wnioski online. Każde zgłoszenie trafiało do SharePoint, a zatwierdzenie odbywało się w Teams. Dokumenty były automatycznie przekazywane do podpisu przez Autenti.
Korzyści:
- Skrócenie czasu realizacji wniosku z 10 dni do 3,
- Brak konieczności fizycznego spotkania,
- Zwiększona transparentność i śledzenie statusów.
Firma technologiczna - cykl życia dokumentu projektowego
Firma deweloperska z sektora IT wykorzystała Power Platform do pełnej obsługi cyklu życia dokumentu projektowego:
- Tworzenie dokumentu w Power Apps,
- Obieg zatwierdzeń w Teams i Outlook,
- Automatyczne generowanie wersji finalnej,
- Przekazanie do podpisu elektronicznego,
- Archiwizacja i raportowanie w Power BI.
Wdrożenie objęło ponad 200 osób w 3 krajach. W wyniku procesu udało się skrócić czas cyklu projektowego o 20%, poprawić jakość danych i wyeliminować niepotrzebne duplikaty.
Inwestycja w automatyzację procesów dokumentowych nie jest już domeną dużych korporacji. Średniej wielkości firma może wdrożyć gotowe przepływy Power Automate za kilka tysięcy złotych i uzyskać znaczące korzyści.
Fazy wdrożenia - jak zacząć mądrze?
- Analiza potrzeb i mapowanie procesów - co aktualnie robimy ręcznie?
- Wybór scenariusza pilotażowego - np. faktury, wnioski, umowy.
- Tworzenie prototypu (MVP) - szybki flow, kilka kroków.
- Testy i iteracje - angażowanie zespołu, poprawki, feedback.
- Wdrożenie i dokumentacja - gotowy proces z instrukcją.
- Skalowanie i integracja - dodawanie kolejnych procesów.
Nie musisz robić wszystkiego naraz. Najlepiej działa podejście iteracyjne - jeden proces na raz, ale dobrze.
Czego unikać przy automatyzacji?
- Tworzenia „przerostu formy nad treścią” - zbyt rozbudowane procesy bywają trudne w utrzymaniu,
- Braku testowania - nawet najprostszy proces wymaga testów z realnymi użytkownikami,
- Automatyzowania chaosu - najpierw porządek, potem automatyzacja,
- Braku szkoleń - narzędzia muszą być zrozumiałe dla użytkowników.
Przyszłość automatyzacji - AI, kontekst i adaptacja
W kolejnych latach automatyzacja będzie jeszcze bardziej kontekstowa. Systemy będą „rozumiały” co przetwarzają - dzięki integracji z językiem naturalnym, rozpoznawaniem intencji i danych semantycznych. Przykład?
- Otrzymujesz maila z umową w PDF - AI sam ją rozpoznaje, klasyfikuje, wydobywa dane i uruchamia właściwy przepływ.
Microsoft już dziś rozwija Copiloty dla Power Platform, Teams i Outlooka, które będą potrafiły samodzielnie konstruować przepływy lub sugerować działania użytkownikowi.
To oznacza, że kolejnym krokiem będzie automatyzacja, która nie tylko odciąża nas z pracy, ale zaczyna aktywnie wspierać w podejmowaniu decyzji.
Podsumowanie - czyli dlaczego warto zacząć już dziś
Automatyzacja procesów dokumentowych to dziś coś więcej niż usprawnienie. To element przewagi konkurencyjnej. Firmy, które potrafią szybko zbierać, przetwarzać, zatwierdzać i archiwizować dane - po prostu działają szybciej i lepiej.
Jako manager IT mogę powiedzieć jedno: automatyzacja to inwestycja, która zwraca się szybciej, niż się spodziewasz. Ale trzeba zacząć. Najlepiej od małych kroków - jednego dobrze opisanego procesu.
Od kliknięcia do zatwierdzenia może minąć kilka minut. Ale droga do takiej prostoty zaczyna się od decyzji, że czas zrobić porządek - i zbudować system, który będzie działał dla ludzi, a nie odwrotnie.
Zarezerwuj czas z ekspertem - dołącz do inicjatywy Masterclass!
Cyfrowa transformacja i skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji to dziś nie tylko modne hasła - to realna przewaga konkurencyjna. Dlatego w ramach naszego projektu uruchamiamy nową inicjatywę: Masterclass - platforma wiedzy oraz dostęp do ekspertów , które mają na celu wspieranie członków organizacji w kluczowych obszarach rozwoju technologicznego, operacyjnego i strategicznego.
Czym jest Masterclass?
Masterclass to dostęp do bazy wiedzy, artykułów eksperckich, warsztatow, konsultacji, dopasowane do realnych wyzwań, z którymi mierzą się firmy - zarówno te małe,średnie jak i duże. Każde spotkanie to okazja do zadania pytań, wspólnego rozwiązywania problemów oraz zdobywania praktycznych umiejętności.
Tematyka obejmuje m.in.:
- IT
- AI
- Marketing/ PR
- ESG
- Księgowość
- Podatki
- Prawo
- HR
Dlaczego warto się zgłosić?
Każda firma jest inna - dlatego oferujemy możliwość rezerwacji indywidualnego czasu z ekspertem. Dzięki temu możesz omówić konkretne potrzeby swojej organizacji i otrzymać spersonalizowane rekomendacje. Nasi eksperci mają wieloletnie doświadczenie w pracy z firmami z różnych branż - od produkcji, przez usługi, po sektor publiczny.
Jak to działa?
- Wybierasz dogodny termin spotkania.
- Określasz interesujący Cię temat lub wyzwanie, które chcesz omówić.
- Bierzesz udział w 60 minutowej sesji (online lub hybrydowo).
- Otrzymujesz podsumowanie, materiały i plan dalszych działań.
Chcesz więcej?
W ramach Masterclass organizujemy interaktywne warsztaty, jeśli masz pomysł na temat takich warsztatów skontaktuj się z naszymi ekspertami.
📅 Zarezerwuj swój czas już dziś!
Sprawdź dostępność eksperta i wypełnij formularz na dole strony eksperta https://www.zig.pl/eksperci
Nie zwlekaj - liczba miejsc na indywidualne konsultacje i warsztaty jest ograniczona. Masterclass to przestrzeń, w której wiedza spotyka się z praktyką - dołącz do niej razem z nami!
